Sprzątanie firm polega na regularnym utrzymywaniu czystości w biurach, częściach wspólnych, kuchniach, sanitariatach i innych pomieszczeniach, z których korzystają pracownicy oraz klientów. Zakres prac ustala się indywidualnie – liczą się m.in. wielkość obiektu, liczba użytkowników i rodzaj powierzchni. Na tej podstawie powstaje harmonogram, który określa, co i jak często jest sprzątane oraz w jakich godzinach odbywa się serwis. Jak taka usługa wygląda w praktyce?
Na czym polega profesjonalne sprzątanie firm?
Profesjonalne sprzątanie firmy zaczyna się od ustalenia, które miejsca wymagają codziennej uwagi, a do których ekipa może zaglądać rzadziej. W biurze, w którym pracuje kilkanaście osób, toaleta, kuchnia czy strefa wejściowa brudzą się w innym tempie niż zamknięty gabinet albo sala konferencyjna używana kilka razy w tygodniu. Dlatego zakres sprzątania układa się pod konkretną przestrzeń i sposób, w jaki korzystają z niej pracownicy oraz goście.
Również nie wszystkie prace wykonuje się podczas każdej wizyty. Opróżnianie koszy, sprzątanie sanitariatów czy odkurzanie intensywnie używanych pomieszczeń może należeć do stałych zadań ekipy. Mycie okien, pranie wykładzin albo gruntowne doczyszczanie podłogi wykonuje się rzadziej – w ustalonych terminach lub wtedy, gdy stan powierzchni tego wymaga. Dzięki temu nie trzeba za każdym razem sprzątać całego obiektu.
Częstotliwość i godziny pracy ekipy ustala się zwykle z uwzględnieniem tego, jak funkcjonuje dana firma. Sprzątanie może odbywać się w ciągu dnia, przed rozpoczęciem pracy lub po wyjściu pracowników. Do regularnego serwisu można też dołączyć prace okresowe, dzięki czemu nie trzeba organizować osobnych ekip do każdego większego czyszczenia.
Jak wygląda sprzątanie firmy krok po kroku?
Zanim ekipa sprzątająca rozpocznie regularną pracę, trzeba ustalić znacznie więcej niż sam metraż obiektu. Liczą się pomieszczenia, sposób ich użytkowania, liczba osób korzystających z biura, rodzaje powierzchni oraz godziny, w których można swobodnie wykonać poszczególne zadania. Dopiero z tych informacji powstaje konkretny plan serwisu.
1. Ocena obiektu i ustalenie potrzeb
Pierwszym krokiem jest poznanie obiektu. Samo określenie, że biuro ma 500 m², niewiele jeszcze mówi o tym, jak powinno być sprzątane. Na tej samej powierzchni może znajdować się duży open space z jedną kuchnią albo kilkadziesiąt gabinetów, kilka sal konferencyjnych i sanitariatów. Każdy z tych układów wymaga innej organizacji pracy.
Podczas oceny bierze się więc pod uwagę:
- układ pomieszczeń,
- rodzaje podłóg i innych powierzchni,
- liczbę sanitariatów i pomieszczeń socjalnych,
- miejsca, przez które przechodzi najwięcej osób.
Ważne są również potrzeby konkretnej firmy. Recepcja odwiedzana codziennie przez klientów może wymagać większej uwagi niż zamknięta część administracyjna używana przez kilka osób.
2. Ustalenie zakresu i częstotliwości prac
Kolejny krok to rozpisanie, co ma być sprzątane i jak często. To ważne rozróżnienie, ponieważ nie wszystkie powierzchnie brudzą się w tym samym tempie. Kosze, toalety czy intensywnie użytkowane podłogi mogą wymagać regularnej obsługi, podczas gdy dokładne czyszczenie mniej dostępnych miejsc wykonuje się okresowo.
Osobną grupę stanowią prace, których nie ma potrzeby wykonywać podczas każdego serwisu. Mycie okien, pranie wykładzin i dywanów czy gruntowne doczyszczanie posadzki można zaplanować na konkretne terminy albo wykonywać wtedy, gdy stan powierzchni tego wymaga. W ten sposób harmonogram nie jest przeładowany zbędnymi czynnościami, ale jednocześnie nie pomija prac potrzebnych do utrzymania obiektu w dobrym stanie.
3. Przygotowanie harmonogramu sprzątania
Po ustaleniu zakresu pozostaje odpowiedzieć na praktyczne pytanie: kiedy ekipa może wykonać swoją pracę, żeby nie dezorganizować funkcjonowania firmy? Nie ma tutaj jednego rozwiązania. W części biur wygodniejsze jest sprzątanie rano przed pojawieniem się pracowników lub wieczorem, kiedy większość osób opuści już budynek. W innych obiektach serwis działa również w ciągu dnia, zajmując się na bieżąco np. częściami wspólnymi, kuchniami czy sanitariatami.
Firmy sprzątające realizują serwis w różnym wymiarze. Prace mogą odbywać się zarówno podczas funkcjonowania biura, jak i poza jego godzinami pracy. Harmonogram dobiera się więc do rytmu konkretnej firmy, zamiast oczekiwać, że to pracownicy dostosują swój dzień do ekipy sprzątającej.
4. Dobór pracowników, sprzętu i środków
Kiedy wiadomo już, co, gdzie i kiedy ma być sprzątane, można odpowiednio przygotować ekipę. Rodzaj potrzebnego sprzętu wynika z powierzchni znajdujących się w obiekcie i zakresu zlecenia. Innych narzędzi wymaga bieżące mycie twardych podłóg, innych czyszczenie wykładziny, a jeszcze innych prace wykonywane okresowo.
Pracowników sprzątających dobiera się do obsługi konkretnego obiektu i szkoli przed rozpoczęciem pracy. Ekipa otrzymuje również potrzebne narzędzia, środki czystości oraz środki ochrony. Przy bardziej wymagających zadaniach wykorzystywany jest sprzęt dostosowany do rodzaju pracy, m.in. odkurzacze przemysłowe i piorące czy specjalistyczne myjki. Nie chodzi przy tym o używanie możliwie największej liczby urządzeń i preparatów, lecz o dobranie ich do powierzchni, którą rzeczywiście trzeba wyczyścić.
5. Wykonanie prac według stref
Właściwe sprzątanie najlepiej organizować według stref, ponieważ biuro nie jest jednorodną powierzchnią. Open space i gabinety wymagają innego podejścia niż kuchnia, toaleta czy korytarz. Różni się nie tylko rodzaj zabrudzeń, ale również intensywność użytkowania poszczególnych miejsc.
Przykładowo przy stanowiskach pracy istotne jest usunięcie kurzu i odkurzenie podłogi, w kuchni większej uwagi wymagają powierzchnie robocze oraz okolice urządzeń AGD, natomiast w sanitariatach dochodzi czyszczenie ceramiki, armatury i luster. Korytarze oraz wejścia zbierają z kolei zabrudzenia nanoszone na obuwiu. Taki podział pozwala wykonywać odpowiednie prace tam, gdzie faktycznie są potrzebne, zamiast sprzątać całe biuro według jednego schematu.
6. Kontrola jakości i korekta zakresu
Dobry plan sprzątania nie musi pozostać niezmieniony przez cały okres współpracy. Biuro żyje – przybywają pracownicy, zmienia się układ stanowisk, część zespołu przechodzi na pracę hybrydową albo pojawia się więcej klientów. Zmieniają się również warunki w ciągu roku. Jesienią i zimą znacznie więcej zabrudzeń trafia na podłogi przy wejściach i w ciągach komunikacyjnych.
Dlatego podczas stałego serwisu warto obserwować, czy pierwotny zakres nadal odpowiada temu, jak firma korzysta z przestrzeni. Jeśli toalety wymagają częstszej obsługi, a rzadko używana sala konferencyjna – rzadszej, harmonogram można odpowiednio skorygować. Dzięki temu zakres prac wynika z faktycznego użytkowania biura, a nie tylko z ustaleń poczynionych w dniu rozpoczęcia współpracy.
Co obejmuje sprzątanie firmy?
Sprzątanie firmy obejmuje przede wszystkim utrzymanie czystości w pomieszczeniach biurowych, sanitariatach, kuchniach, ciągach komunikacyjnych i częściach wspólnych. Dokładna lista czynności zależy jednak od obiektu. Inaczej wygląda serwis niewielkiego biura, a inaczej dużej powierzchni z open space’em, kilkoma kuchniami, recepcją i salami konferencyjnymi.
W ramach regularnego sprzątania firmy wykonuje się m.in.:
- odkurzanie wykładzin, dywanów i innych powierzchni;
- zamiatanie i mycie podłóg twardych;
- usuwanie kurzu z mebli i dostępnych powierzchni;
- opróżnianie koszy i wymianę worków;
- czyszczenie kuchni oraz pomieszczeń socjalnych;
- mycie i dezynfekowanie sanitariatów;
- czyszczenie luster oraz przeszkleń;
- usuwanie zabrudzeń z drzwi, klamek i innych często dotykanych elementów;
- uzupełnianie mydła, papieru toaletowego i ręczników papierowych, jeśli obejmuje to umowa.
Zakres podstawowego serwisu warto rozdzielić od zadań tygodniowych, miesięcznych i okresowych. Tak przygotowany plan jasno określa, co należy do regularnej obsługi obiektu, a co jest wykonywane rzadziej lub zamawiane jako dodatkowa usługa.
Czy każde pomieszczenie w firmie sprząta się tak samo?
Sposób sprzątania dobiera się do funkcji pomieszczenia, rodzaju znajdujących się w nim powierzchni oraz intensywności użytkowania. Podział na strefy pozwala określić zarówno potrzebne czynności, jak i ich częstotliwość. To istotne szczególnie w większych firmach, gdzie w ciągu jednego dnia przez recepcję czy kuchnię może przewijać się wiele osób, podczas gdy część gabinetów pozostaje prawie nieużywana.
W open space’ach, gabinetach i salach konferencyjnych podstawą jest zwykle odkurzanie lub mycie podłóg, usuwanie kurzu, opróżnianie koszy i czyszczenie dostępnych powierzchni. W strefie wejściowej więcej uwagi wymagają podłogi, wycieraczki, drzwi i przeszklenia, ponieważ właśnie tam trafia większość zabrudzeń nanoszonych z zewnątrz.
Inny zakres dotyczy kuchni i sanitariatów. W kuchni czyści się m.in. blaty, zlew, powierzchnie zmywalne i okolice urządzeń AGD. W toalecie zakres obejmuje ceramikę sanitarną, umywalki, armaturę, lustra oraz podłogę, a w zależności od umowy także kontrolowanie i uzupełnianie materiałów higienicznych.
Podział na strefy ma również znaczenie organizacyjne. Sprzęt i akcesoria używane w sanitariatach nie powinny być bezrefleksyjnie wykorzystywane później np. przy stanowiskach pracy czy w kuchni. Profesjonalny serwis opiera się więc nie tylko na liście zadań, ale również na ustalonych procedurach wykonywania pracy.
Jak często powinno odbywać się sprzątanie firmy?
Częstotliwość sprzątania firmy zależy przede wszystkim od liczby użytkowników, intensywności korzystania z pomieszczeń, rodzaju działalności oraz tempa powstawania zabrudzeń. Serwis może odbywać się kilka razy w tygodniu, codziennie, a w intensywnie użytkowanych obiektach nawet przez 7 dni w tygodniu.
Częstotliwości nie trzeba przy tym ustalać jednakowo dla całego obiektu. Sanitariaty, kuchnia, recepcja, wejście czy intensywnie użytkowane ciągi komunikacyjne mogą wymagać obsługi podczas każdego serwisu. Dokładne odkurzanie mniej używanych pomieszczeń, czyszczenie listew, przeszkleń czy trudno dostępnych powierzchni można wykonywać rzadziej.
Znaczenie ma również pora roku i sposób funkcjonowania firmy. Jesienią i zimą częstszej obsługi mogą wymagać wejścia oraz korytarze, na które nanoszone są woda, błoto i piasek. Z kolei przy pracy hybrydowej niektóre części biura mogą być wykorzystywane tylko przez kilka dni w tygodniu. Harmonogram warto więc okresowo weryfikować zamiast traktować go jako niezmienny przez cały czas obowiązywania umowy.
Jakiego sprzętu i środków używa firma sprzątająca?
Profesjonalna firma zajmująca się sprzataniem biur dobiera sprzęt, akcesoria i chemię do rodzaju powierzchni oraz zabrudzeń występujących w danym obiekcie. Podstawowe wyposażenie obejmuje m.in. odkurzacze, mopy, stelaże, wózki serwisowe, ściereczki i zestawy do mycia powierzchni. Przy większych lub bardziej wymagających pracach wykorzystuje się także urządzenia przeznaczone do konkretnych zastosowań.
Przykładem są odkurzacze piorące wykorzystywane przy czyszczeniu wykładzin i tapicerki czy urządzenia przeznaczone do doczyszczania większych powierzchni podłogowych. Profesjonalny sprzęt staje się szczególnie istotny w dużych biurach, halach, garażach i obiektach z rozległymi ciągami komunikacyjnymi, gdzie ręczne czyszczenie całej powierzchni byłoby mało efektywne.
Równie ważny jest dobór preparatu. Innej chemii wymaga szkło, innej ceramika sanitarna, wykładzina tekstylna czy zabezpieczona posadzka. Mocniejszy preparat nie oznacza automatycznie lepszego efektu – nieprawidłowo dobrany środek może pozostawić osad, odbarwić materiał albo uszkodzić jego powierzchnię.
Samodzielne sprzątanie firmy czy zewnętrzny serwis – kiedy warto zlecić usługę?
Zewnętrzny serwis sprzątający jest praktycznym rozwiązaniem przede wszystkim wtedy, gdy utrzymanie czystości wymaga regularnej pracy, kilku rodzajów sprzętu lub obsługi wielu pomieszczeń. W niewielkim biurze część prostych obowiązków można podzielić między pracowników, ale wraz ze wzrostem powierzchni i liczby użytkowników taki model staje się coraz trudniejszy do zorganizowania.
Problemem nie jest wyłącznie samo wykonanie sprzątania. Ktoś musi ustalić zakres obowiązków, kupować środki i materiały higieniczne, kontrolować ich zapas, zapewnić sprzęt, pilnować harmonogramu i zorganizować zastępstwo podczas urlopu lub nieobecności osoby odpowiedzialnej za sprzątanie. Przy zewnętrznym serwisie zadania te mogą zostać ujęte w jednej usłudze wraz z określonym harmonogramem i zakresem prac.
Znaczenie ma również rodzaj powierzchni. Codzienne opróżnienie koszy czy wytarcie blatu nie wymaga specjalistycznego zaplecza. Inaczej wygląda pranie kilkuset metrów wykładziny, maszynowe doczyszczanie posadzki albo utrzymanie czystości w dużym obiekcie przez kilka lub kilkanaście godzin dziennie. W takich sytuacjach potrzebne są odpowiednio dobrany sprzęt, środki oraz osoby przygotowane do jego obsługi.
Przed wyborem firmy sprzątającej warto więc porównać nie tylko cenę, lecz przede wszystkim:
- zakres prac,
- częstotliwość serwisu,
- sposób kontroli jakości,
- dostępność zastępstw,
- to, kto zapewnia sprzęt i środki czystości.
Dwie oferty mogą dotyczyć tego samego metrażu, a jednocześnie obejmować zupełnie inny zakres pracy. Precyzyjnie rozpisany harmonogram ułatwia porównanie ofert i późniejszą ocenę jakości wykonywanej usługi.
